[e]チャットワークに当日の仕事のスケジュールを送信したら仕事の効率がめちゃ上がった

チャットワークとGoogle App Script

どうもプログラミング勉強中のナシタカ(@ehicalog)です。

今回は僕が仕事で使っている最高のコミュニケーションツールであるチャットワークとGoogleカレンダーを連携する方法について紹介します。チャットワークはビジネスにおいて連絡のやり取りがとてもやりやすくて今では仕事に欠かせないツールになっています。そんな便利なチャットワークをさらに便利にしてしまおうというのが今回の目的です。

今回の方法を使えばチャットワークに情報を集めることができます。しかも自動で。まったく手間がかからないので一度設定してしまえばあなたの業務をサポートしてくれる協力な味方になりますよ。特に僕のように訪問マッサージや訪問鍼灸をやっている人にはめちゃくちゃおすすめな方法なので、ぜひ読んでみてください!

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チャットワークは仕事でめちゃ使える

僕の職場では業務上のやり取りを全てチャットワークで行っています。僕も今の会社に来るまではチャットワークを使ったことがなかったのですが、使ってみてビックリ。めちゃくちゃ便利です。こんな素晴らしいツールがこの世にあったのかと。チャットであるがゆえにメッセージのやりとりもスムーズに行えて、ファイルのやり取りもできる。まさに万能なコミュニケーションツール。

しかもチャットワークはAPIといって他のサービスと連携できるシステムを公開してくれているので、このAPIを利用すると便利なチャットワークをさらに便利に活用することができるのです。特に嬉しいのが業務でも使っているGoogleサービスとの連携ができるところでした。

チャットワークとGoogle App Script

今回はチャットワークのAPIを使ってGoogleの提供するサービスと連携させるために、Google App Scriptを活用していきます。このGoogle App Scriptを利用することでGoogleが提供しているカレンダーやドライブなどと連携して、それぞれの情報をチャットワークに送信することができます。逆もまた然り。

僕の会社でも個人の訪問スケジュールは個人のGoogleカレンダーで登録して管理しているので、今回はGoogleカレンダーに登録されているスケジュールを使ってチャットワークに情報を集約する方法を取り入れてみたんですよ。そうしたらこれが想像以上に便利で今では仕事に欠かせないようになりました。

当日のスケジュールをチャットワークに送る

今回の目的はGoogleカレンダーに登録した訪問スケジュールを、朝一でチャットワークのマイチャットに送信するスクリプトを作成すること。こうすることで自動でスケジュール情報がチャットワークに上がってくるので当日の訪問スケジュールが簡単に確認できます。特に毎週同じ予定のことが多いので慣れてしまい、臨時の予定が入っていると忘れてしまうことがあるんですよ。

なので今回はそうした忘れるリスクを減らすために自動でスケジュールを送信してくれるプログラムを作ってみたといういうわけ。と言っても自分で作ったわけではなく記事を参考にさせてもらったので、実際の作業を紹介します。

チャットワークAPIを申請する

今回利用するプログラムはチャットワークAPIという機能を利用しています。この機能を使うにはチャットワークに申請をしなければいけないので、まずは以下のリンクから申請をしましょう。

ビジネスプランに入っている場合は管理者の方が申請をする必要があるので注意してください。申請をすると僕の場合は約半日くらいでAPIの利用開始のメールが来たので、承認されるまで待ちましょう。承認されるとチャットワークからAPIを利用するためのトークンを確認することができます。チャットワーク画面の右上にある自分のアカウントメニューから「動作設定」を選ぶと「API発行」のタブが追加されています。

ここに自分のチャットワークにログインする時に使っているパスワードを入力することで、APIを利用するためのトークンを確認・コピーすることができます。

Googleカレンダーに訪問スケジュールを登録する

次にGoogleカレンダーに予定を登録していきます。Googleカレンダーの良いところは繰り返し設定ができて週単位での訪問スケジュールを登録するにはめちゃくちゃ便利。自分の予定だけでなく他のスタッフの予定も分かりやすいのでチームでのスケジュール管理におすすめのツールです。

訪問マッサージや訪問鍼灸をやっている人はぜひ使ってみてください。

Googleカレンダーに登録したスケジュールをチャットワークに送信する

ここが今回の重要ポイント。Googleカレンダーに登録したスケジュールをチャットワークに送信するスクリプトを作成します。ここではこちらの記事を参考にさせて頂きました。

丁寧に説明されていて、ちょうど僕がやりたいことにドンピシャでした。その上コードを使わせてもらって本当にありがたい。

Googleドライブでスクリプトを作成する

上で紹介したリンク先にあるコードをドライブ上に作成するとスクリプトを起動させることができるので、まずはGoogleドライブを開きましょう。次に左上にある「新規」から「その他」を選んで「アプリの追加」を選択します。

Googleドライブでアプリの追加

検索バーに「Google App Script」と入力して追加をします。これで「新規」の「その他」の項目に「Google App Script」が追加されているので、ここからスクリプトを作成することができます。

GoogleドライブでGoole App Scriptの追加

「Google App Script」を選択するとスクリプトを作成する画面が表示されます。これがスクリプトエディタと言われる画面。ここにコードを入力していきますので、上記で紹介したリンク先で紹介されているコードを貼り付けましょう。

Googleドライブでスクリプトの作成 スクリプトエディタの画面

次にコード内の3箇所を自分に合わせて書き換えましょう。GoogleカレンダーのIDとAPIトークン、ルームIDですね。

GoogleカレンダーIDの設定

GoogleカレンダーのIDについては上で紹介したリンク先で紹介されているのでそちらを参考にしてください。

チャットワークAPIトークン

上で説明しましたが、「動作設定」から自分のAPIトークンを確認してコピーしてきましょう。こちらをコード内の「X」の部分と置き換えて入力します。

チャットワークのルームID

最後にチャットワークのルームID。今回はカレンダーの予定を送信するチャットのルームIDを選択します。僕の場合はマイチャットに送信するのでPCのブラウザからチャットワークでマイチャットを開きます。アドレスバーを選択すると「rid00000」と数字がありますが、ridの後ろの数字がルームIDになります。これをコピーしてルームIDの部分の「X」と置き換えましょう。

以上でコードの修正は完了です。最後にこのスクリプトを動かすための「トリガー」を設定します。トリガーとはスクリプトを自動で動かすための条件のこと。スクリプトエディタの画面でメニューバーにある時計のようなアイコンを選択しましょう。すると下記の画面が表示されます。

スクリプトエディタでのトリガー設定

ここから追加を選択してトリガーを設定します。僕の場合は当日の6〜7時の間にマイチャットにスケジュールが送信されるように設定しているので、その場合はこのように設定します。

スクリプトエディタでのトリガー設定の例

これでスクリプトの作成と設定は完了です。僕の場合は翌日の設定した時間になると当日のスケジュールがマイチャットに自動で送信されます。

チャットワークでのスケジュール送信画面

ちゃっと送られていますし、当日の予定と時間がバッチリと反映されているのがわかりますね。これを見れば今日の予定が一覧で把握できるのでめちゃくちゃ便利ですよ。

結果:仕事の効率がめちゃ上がった

以上でチャットワークのマイチャットに自動で当日のスケジュールを送信するスクリプトを作成することができました。これでスケジュールのチェックも当日分であればチャットワーク上で管理できるようになったわけです。

今までは訪問スケジュールを確認するためにGoogleカレンダーを起動していたので、いちいちカレンダーを確認するための手間が生まれていました。しかし今回のスクリプトのお陰でスケジュールのチェックまでチャットワーク上でできるようになったので、無駄なツールを開く手間を省くことができたのです。

特にうちの会社ではスタッフ個人のカレンダーを共有して予定をお互いに把握するようにしていて確認のたびにカレンダーを開かなければいけないので、わざわざ確認するのが手間に感じていました。それが今回のスクリプトを自分のカレンダーだけでなくスタッフそれぞれの予定まで送信するように作成したので、他のスタッフの当日のスケジュールもチャットワーク上で確認できるようになったんです。

これで革命的に業務の効率が上がりました。なんたってチャットワークを確認すれば必要な情報がちゃんと把握できる安心感ができたから。当日のスケジュールを知りたければチャットワークを見るだけで良いんですから。チャットでのやり取りはこまめに行うのでチャットワークは頻繁に開きます。その時についでに確認することもできるなんて最高です。

まとめ

  • Googleカレンダーに登録されている当日のスケジュールをチャットワークに自動で送ることができる
  • チャットワークに情報を集約することで業務効率が飛躍的に向上する

今回はGoogle App Scriptを利用してチャットワークにGoogleカレンダーのスケジュールを自動で送信する方法について紹介しました。チャットワークはGoogleサービスとの連携ができるため2つを組み合わせると業務をめちゃくちゃ効率化することができます。

特にチャットワークは情報のやりとりがとてもしやすいので、逆にここに情報を集約することで「チャットワークをチェックしておけばとりあえず安心」という状態が作れるんです。これが仕事ではとても大事。情報が散らばっていると確認しにいくだけでも大変なので、エネルギーを無駄なことに使ってしまうことになります。これでは仕事の生産性も上がらずに結果も出しにくい。

今回は実際に僕の利用方法を元に説明しましたが、実際に使っていて僕はもう手放せないくらいに便利ですよ。自動でチャットワークに上がってくるので手間も全くかかりません。この感動を僕のように訪問マッサージや訪問鍼灸の仕事をしている人にぜひ知って頂きたい。

アイディア次第では活用方法は無限大なので、ぜひ皆さんも日々の業務の効率化にこうしたツールを取り入れてみてください。チャットワークとGoogle App Scriptの可能性は無限大です!

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ABOUTこの記事をかいた人

大好きなGoProと資産形成として取り組んでいるFXについて書いています! サラリーマンの副業としてお金を稼ぎつつ日々を楽しみたい! >>詳しいプロフィール