[e]非エンジニア向け!GASでGoogleドライブのファイルが変更されたらチャットワークに通知を送る!

チャットワークとGASのロゴ

どうもプログラミング大好きナシタカ(@ehicalog)です。

今回は僕の仕事で役に立ったGASスクリプトの組み合わせについて紹介していきます

僕はコードを1から作れるような技術はなく、今回は親切にもネットで公開してくれているコードを利用していきました。

コードは書けなくても既存のコードを組み合わせていけば仕事の効率化はできる!というプログラミング初心者の僕が実際に体験した出来事を元に書いています。

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会社での問題点

僕の会社ではチャットワークを使って仕事上の連絡をしています。そのためチャットワークに情報を集められるのが理想。

なのでGoogleドライブ上のファイルを更新したらそれをメンバーに知らせるためにもチャットワークにてメッセージを送る必要があります。

しかしこの連絡を手動で行うのが非常に面倒。いちいちメッセージを作ってそこに該当ファイルのリンクを貼り付けて…なんて毎回の手間が面倒過ぎてやばい。

ここに労力がかかってしまい本来やるべき業務ができない上に疲労の原因にもなるという事態に陥っていました。

今回の目的

今回の目的はGoogleドライブでメンバーと共有しているファイルが変更された場合にそれをチャットワークに通知することです。

更新されたファイル名と該当ファイルへのリンクをチャットワークにメッセージとして送信し、更新通知とファイルへのアクセスを促す。

この理想の状態を実現するために今回はGASを駆使していきます。

実現するための作業手順

今回の作業手順は以下のような流れになります。

作業手順
  • ファイル変更をGmailで通知
  • Googleドライブ上の特定のフォルダ内のファイルが変更されたかを調べ、変更があれば該当ファイルのファイル名とリンクを添えてGmailにて通知する。

  • Gmailの内容をチャットワークに送信
  • Gmailの未読メールから該当のものをピックアップし、その内容をチャットワークにメッセージとして送信する。

ファイル変更をGmailで通知するスクリプト

では実際の作業に入りましょう。と言っても今回も便利なスクリプトを作ってくれている方がいまして利用させて頂きました。

こちらの記事になります。非エンジニアの僕には本当にありがたい。

一応補足のような形で流れを紹介していきます。

記録用のスプレッドシートを作成

まずはファイル更新を記録するためのスプレッドシートを作成します。スプレッドシートの名前は何でも大丈夫です。

スプレッドシートの作成

ただ中身のシート名に関しては上記のスクリプトではデフォルトの「シート1」になっているので、シート名を変更したい場合はスクリプトのシート名も変更しておきましょう。

スプレッドシートからスクリプトを作成

次にスプレッドシートで上部メニューの「ツール」から「スクリプトエディタ」を起動します。

スクリプトエディタの起動

この画面に先ほどのリンク先にあるスクリプトをコピペして貼り付けましょう。

スクリプトエディタの画面

次にフォルダIDや記録用のスプレッドシートのID、メールを送信したい宛先を自分の環境に合わせて入力します。

フォルダやスプレッドシートのIDはブラウザのURL欄からコピペします。リンク先にある注意点を見ながら間違えないようにコピペしましょう。

メールアドレスについてはこの後のチャットワークへのメッセージ送信を行うためにも、自分のGmail宛にメールを送るようにしておくのがベスト。

実際に動かしてメールが届くか確認

以上でGmailでの更新通知の設定は完了なので記事リンクにあるように動かしてみましょう。

これでちゃんとメールが届けばひとまず第1の作業は完了です。

作業時の注意点

注意点として今回更新があるかのチェック設定をしたフォルダ内に、スクリプトを設定した記録用スプレッドシートを入れないように注意

入れてしまうとスクリプトが動く度に更新されてメールがエンドレスに届いてしまいます。

僕はこれやってしまってしばらく経ってからGmailを見てみたらメールがバンバン届いてました。笑

Gmailの内容をチャットワークに送信

このスクリプトに関しては以前に▼Gmailとチャットワークを連携させたら仕事が効率化して最高だったの記事で利用したものです。

[e]Gmailとチャットワークを連携させたら仕事が効率化して最高だった

2017.09.11

この時は電話代行からのメールをチャットワークに送るために利用していましたが、今回は検索条件を変えるだけでそのまま流用できました。

後はメッセージを送るルームを変えたり要らない部分を削除してよりシンプルな内容にしてあります。

以上でチャットワークに無事にメッセージが送信されていれば完成です。

チャットワークに送信されたメッセージ

今後の改善案

今回はコピペによって希望通りのスクリプトを作ることができました。複数のスクリプトを組み合わせればこのように自分の目的に合わせて使っていくことができます。

ただこれで満足することなく、こうしたありがたいスクリプトを元に自分でもちゃんとスクリプトを書けるようになりたいなと。

例えば今回で言うとGmailに送信したものをチャットワークに転送する流れにしていますが、そもそも更新通知をGmailに送るのではなく直接チャットワークに送れないかなとも思いました。

しかしそこまでの知識もない僕にとってはそれが可能なのか?可能だとしたらどのように作るのか?が分からずにいてどうしようもない。

今少しずつJavascriptの勉強を始めているので、しっかりと知識をつけてこうした改善ができるようにしていきたいです。

GASを学んで自動化を進めよう!

今回のスクリプトの組み合わせのお陰でいちいちメンバーに更新を伝える手間が省けたのでありがたい。

こうした細かい手間のかかる部分を自動化するのはとても大切ですからね。空いた時間でもっとやるべき事に集中できるわけですから、こうした自動化は積極的に取り入れていきたい

そのためにも今後もプログラミングの知識を身につけて自分でスクリプトを書けるようになるのが目標です。

そうしたら自分の環境に合わせたスクリプトを作成できて自動化を進めることができますからね。

これからもプログラミングの勉強頑張ります!

[e]Gmailとチャットワークを連携させたら仕事が効率化して最高だった

2017.09.11

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この記事をかいた人

本業は整体師。大好きなGoProを始めとしたアクションカメラや動画編集、子育てなど、僕自身が体験した情報を発信しています!