[e]タスクの捉え方を変えてタスク管理が劇的に楽になった3つの理由

紙に書かれた文字

Appleを愛する鍼灸あん摩マッサージ指圧師、ナシタカ(@ehicalog)です。

今回はタスク管理でのタスクに対する定義の大切さについてまとめています。

私自身がタスク管理をしていても全く効果が感じられずに思い悩んでいました。

しかしあるブログの記事をきっかけにタスクに対する自分のタスクに対する定義について考え直したところ、今まで上手くいかなかったことが嘘のように、タスクの処理がスムーズになったのですを

今日はその経験を中心にタスク管理についてお伝えします。

私がこのように考えるきっかけになったのはこちらの記事でしたので、ぜひお読みください。
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完璧に感じていたタスク管理

今まではタスクをOmnifocusで一括管理していました。

加えて7つの習慣の4つのマトリックスを利用してタスクをそれぞれ4つの領域ごとに分類してもいました。

さらに期限も設定してタスクを行うタイミングもしっかりと管理していました。

まさに管理は完璧だと自信を持っていました。

しかし完璧なはずなのに…タスクが減らずにどんどんと増えていくのです。

漏れなく全てを集約しているのに…。
なぜタスクが増えていく一方なのか。

ここに大きな勘違いがあったのです。

タスクへの間違った認識

これには私自身の大きな勘違いがあり、これが私のタスク管理の全てを台無しにしていました。

第1領域は自分にとって緊急なものではない

まず大きな勘違いだったのが、第1領域へのタスク分類基準が間違っていたことです。

私は自分が「緊急で重要だと思っていた」タスクを第1領域に分類していました。

しかし、結局第1領域のタスクは取り組まないままにどんどんと増えていく一方となりました。

それもそのはずで、第1領域とは自分だけが重要だとか緊急だと感じるだけのものではなかったのです。

第1領域とは今日中に終わらなければ支障がでるもの

ではどういったものが第1領域なのでしょうか?

その答えは、「今日中に終わらなければ問題が発生するタスク」です。

つまり、明日以降にやっても問題のないものは第1領域ではないのです。

私はこの考え方が出来なかったせいで、多くの第1領域タスクがあるものとばかり感じていたのです。

しかし、実際は全くの逆だったのです。

本当の第1領域のタスクはめちゃくちゃ少ない

私が第1領域のタスクを「今日中に終わらなければ支障がでるもの」と考えるようになってから、驚きの変化がありました。

なんと、何十個もあった山のような第1領域のタスクが2〜3個に減ったのです。

つまり、私が第1領域だと感じていたタスクは、ほとんどが第2領域か第3領域のタスクだったのです。

ここで私は悟ったのです。
今日中に必ずやらなければいけないことは実際にはほとんど無いのだと。

これは私のタスク管理の根底を覆す出来事となりました。

タスク管理の負担が劇的に楽になった

タスクに対する根底の考え方が変わったことで、私のタスク管理にも大きな変化が起こりました。

今日中にやるべきタスクが明確になった

まず感じたことは、今日中にやるべきタスクがクリアになったことです。

今までは山のような第1領域タスクを目の前に、時間を惜しんで処理に邁進していました。

しかし、今では本当に今日中にやらなければいけない2〜3個のタスクが明確になったので、このタスクを終わらせることだけに集中すれば良いことが分かっています。

そしてこのタスクを終わらせることで、今日はもう仕事をしなくても良いんだと思えるようになったのです。

これは精神的に楽になる、とても大きな変化でした。

今までのタスクの処理で時間に追われる日々が、劇的に変化したのです。

無理なく仕事を進められる

第1領域のタスクが終わってしまえば無理に仕事をする必要はありません。

あとの残りの時間は第2領域のタスクに時間を自由に割けることができるようになりました。

今までは隙間を縫ってなんとか進めていたタスクでも、現在は余裕を持って取り組めます。

そのため精神的にも肉体的にも楽に仕事に取り組めるようになりました

楽になって余裕が生まれるわけですから、ミスすることも当然減ってきます。

お陰で確実に仕事が進められるようになりました。

他人への依頼がしやすくなった

第1領域だと感じていたものが、実は第3領域のタスクだったというものもあります。

要はよくよく考えたら、私が必ずやらなくても良いタスクのことです。

むしろ落ち着いて考えた時に、私以上の適任がいると気付けるようになりました。

この第3領域タスクが明確になったので、他のスタッフにタスクを振ることができるようになりました

加えて資料作成では、私以上にクオリティの高いものを出してもらえたりと適材適所のタスクへの取り組みが実現できるようになったのです。

私の時間が生まれる&より成果が生まれるという、理想の状態に移行できたことは大きな発見でした、

以前の「なんでも自分がやらなければ!」と思い込んでいた頃が馬鹿らしく、もったいないと感じる今日この頃です。

まとめ

  1. 今日やるべきことが明確になる
  2. 仕事に余裕が生まれミスが少なくなる
  3. 他人へのタスク依頼がしやすくなり、より成果が生まれる

以上のように、タスク管理は手法によって結果が出るものではありません

大切なことは、タスクの分類の定義をしっかりともつことです。

  • 今日やらなければいけないことはなんなのか?
  • 自分は今日何をすれば良いのか?

タスク管理をしていてもしていなくても、このような疑問を持って仕事をされている方は、まずタスクの分類の定義をしっかりと決めてみてください。

私のようにタスク管理に大きな変化が出る可能性がありますので、ぜひ取り組んでみてください。

終わりに…

毎日やることが明確になるってとても気持ちいいです。
達成感も感じられて充実した生活が送れますよ。

それではまた次回お会いしましょう!

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GoProが大好きでHEOR5 Blackから子どもの撮影に活用しています。撮影した動画の編集も大好きで家族の思い出ムービーをたくさん作っているので動画編集についても紹介していきます。