どうも、プログラミング大好きナシタカです。
今回は僕の仕事で役に立ったGASスクリプトの組み合わせを紹介します。
僕はコードを１から作れるような技術はなく、今回は親切にもネットで公開してくれているコードを利用。
コードは書けなくても既存のコードを組み合わせていけば仕事の効率化はできる！という、プログラミング初心者の僕が実際に体験した出来事を元に書いています。
会社での問題点
僕の会社ではチャットワークを使って仕事上の連絡をしているので、チャットワークに情報を集められるのが理想。
なのでGoogleドライブ上のファイルを更新したら、それをメンバーに知らせるためにチャットワークでメッセージを送る必要があります。
しかしこの連絡を手動で行うのが非常に面倒。いちいちメッセージを作ってそこに該当ファイルのリンクを貼り付けて…なんて毎回の手間が面倒過ぎてやばい。
ここに労力がかかってしまい、本来やるべき業務への時間が減るという事態に陥っていました。
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今回の目的
Googleドライブでメンバーと共有しているファイルが変更された場合にそれをチャットワークに通知することです。
更新されたファイル名と該当ファイルへのリンクをチャットワークにメッセージとして送信し、更新通知とファイルへのアクセスを促す。
この理想の状態を実現するためにGASを駆使しました。
実現するための作業手順
今回の作業手順は以下のような流れになります。
- ファイル変更をGmailで通知
Googleドライブ上の特定のフォルダ内のファイルが変更されたかを調べ、変更があれば該当ファイルのファイル名とリンクを添えてGmailで通知 - Gmailの内容をチャットワークに送信
Gmailの未読メールから該当のものをピックアップし、その内容をチャットワークにメッセージとして送信
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ファイル変更をGmailで通知するスクリプト
では実際の作業に入りましょう。と言っても今回も便利なスクリプトを作ってくれている方がいまして利用させて頂きました。
一応補足のような形で流れを紹介していきます。
まずはファイル更新を記録するためのスプレッドシートを作成。名前は何でも大丈夫です。
ただ中身のシート名は上記のスクリプトでデフォルトの「シート1」になっているため、シート名を変更したい場合はスクリプトのシート名も変更しておきましょう。
次にスプレッドシートで上部メニューの『ツール』→『スクリプトエディタ』を起動します。
この画面に先ほどのリンク先にあるスクリプトをコピペして貼り付けましょう。
次にフォルダIDや記録用のスプレッドシートのID、メールを送信したい宛先を自分の環境に合わせて入力。
フォルダやスプレッドシートのIDはブラウザのURL欄からコピペします。リンク先にある注意点を見ながら間違えないように気をつけましょう。
メールアドレスについてはこの後のチャットワークへのメッセージ送信を行うためにも、自分のGmail宛にメールを送るようにしておくのがベスト。
以上でGmailでの更新通知の設定は完了なので、記事リンクにあるように動かしてみましょう。
これでちゃんとメールが届けばひとまず第1の作業は完了です。
更新があるかのチェック設定をしたフォルダ内に、スクリプトを設定した記録用スプレッドシートを入れないように注意。スクリプトが動く度に更新されてメールがエンドレスに届きます。
このスクリプトに関しては以前に▼Gmailとチャットワークを連携させたら仕事が効率化して最高だったの記事で利用したものです。
この時は電話代行からのメールをチャットワークに送るために利用していましたが、今回は検索条件を変えるだけでそのまま流用。
後はメッセージを送るルームを変えたり、要らない部分を削除してよりシンプルな内容にしています。
以上でチャットワークに無事にメッセージが送信されていれば完成です。
今後の改善案
コピペですが複数のスクリプトを組み合わせれば、自分の目的に合わせて使えます。
ただこれで満足することなく、こうしたスクリプトを元に自分でもちゃんとスクリプトを改善していけるのが理想です。
例えば今回だとGmailに送信したものをチャットワークに転送する流れにしていますが、そもそも更新通知をGmailに送るのではなく直接チャットワークに送れないかなと。
今少しずつJavascriptの勉強を始めているので、しっかりと知識をつけて改善ができるようにしていきたいです。
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まとめ
スクリプトの組み合わせのおかげで、いちいちメンバーに更新を伝える手間が省けました。
手間のかかる部分を自動化するのはとても大切。空いた時間でもっとやるべき事に集中できるので、こうした自動化は積極的に取り入れていきたい。
そのためにも今後もプログラミングの知識を身につけ、自分でスクリプトを書けるようになるのが目標です。
これからもプログラミングの勉強頑張ります！