どうも、ナシタカ(@ehicalog)です。
今回はエクセルのコメント機能を活用する方法を紹介します。
コメント欄に画像を表示させることで読み手の視覚に訴えることができますし、言葉では伝えにくい情報も分かりやすく伝えることができます。
多くのメリットがありますので、是非試して頂きたい機能です。
特定セルにホバーしたら画像を表示
今回の目的は「あるセルにカーソルがホバーしたら画像を表示させること」です。
色々と調べてみると、コメント欄を活用することで実現出来るとのことでしたが、少し躓いたポイントがありました。
その辺りも含めて手順を見ていきましょう。
エクセルのコメント機能を活用
コメントを活用する方法は、こちらの2つです。
コメントの挿入
まずはコメントをつけたいセルを選択した状態で右クリックしましょう。
メニューが表示されて下の方に「コメントの挿入」という項目がありますので、選択しましょう。
すると矢印がついた四角いコメント欄が出てきます。
私の場合はデフォルトでユーザー名が入力されていましたで、必要がなければ消してしまいましょう。
コメントの書式設定
次にコメント欄を選択した状態でまた右クリックします。
メニューが表示されるので、下の方にある「コメント欄の書式設定」を選びましょう。
するとタブが色々と表示されますので、「色と線」のタブをクリックします。
次に塗りつぶしの色のドロップダウンリストを出現させると、一番下に「塗りつぶし効果」の項目があるので選択肢します。
さらに画面が出てタブが出てきますので、右端の「図」を選択します。
画面が変わるので、「図の選択」をクリックします。
画像の挿入画面に切り替わるので、ファイルのある場所を選びましょう。最後に画像を選んで終わりになります。
以上でコメント欄に画像が挿入されているはずです。確認してみてください。
トラブルシューティング
ここからは私が躓いたポイントを紹介していきます。
「色と線」のタブが出てこない
「コメントを挿入」を選択してコメント欄が表示されるところまではいったのですが、その後の「コメントの書式設定」を選ぶと「フォント」のタブしか表示されませんでした。
エクセルの詳細設定やちゃんとコメント欄が選択できているか確認するなど、いろいろと試したのですが変化はありません。
しばらくして分かったのが、コメント欄にカーソルが入っていたことが原因でした。
つまり文章を入力する状態となっていて、コメント欄全体を選択している状態ではなかったのです。
解決方法としては、コメント欄の上で右クリックをするとカーソルが表示されてしまうのでコメント欄の少し外側で右クリックをしました。
これでカーソルが表示されずにコメント欄全体を選択することができました。
画面上ではカーソルだけの微妙な変化ですので、同じようにお悩みの方はコメント欄全体をちゃんと選択できているか確認してください。
画像の向きが変えられない
私は今回のコメントでiPhoneで撮影した写真を挿入したのですが、縦の写真が横向きになったり横向きの写真が上下逆さまになってしまいました。
書式設定の「サイズ」や「配置」で写真を回転させるような項目を試してみたのですが、結局正しい向きに直すことができませんでした。
iPhoneの写真自体はちゃんとした向きで取れているんですけどね。
ここは解決することが出来なかったので、また試してみたいと思います。
容量が重くなる
当たり前と言えば当たり前なのですが、写真を挿入する分ファイルサイズが大きくなってしまいます。
私の場合は40枚の写真(iPhoneで撮影したJPEG写真を無加工)を挿入したのですが、ファイルサイズが67MBとかなりの重さになりました。
Excelに挿入する前にJPEG miniなどのアプリであらかじめ写真サイズを圧縮することをオススメします。
共有が大変
ここは自分の環境や方法論のせいがあるかもしれませんが、作成したファイルの共有に手間取ってしまいました。
職場ではFacebookを使ってのコミュニケーションやファイルのやり取りがメインとなっています。
ですのでメッセージにファイルを添付して送ろうとしたら25MBのサイズ制限に引っかかってしまい、添付することが出来なかったのです。
仕方なくDropboxの共有リンクからダウンロードしてもらおうと思ったですが、こちらもダウンロードできないとの連絡が…。
最終的にはギガファイル便を利用して無事に送ることができましたが、写真の利用の際はファイルサイズに一層の注意を払ってください。
以上が私の遭遇したトラブルになります。
表現の幅が広がる
今回のコメント欄の活用をしようと思ったきっかけは、言葉では説明しづらかったためです。
店舗の備品リストを作ってみたのですが、正式名称が分からずに伝えにくかったのです。
棚にしてもサイズが違うものから素材が違うもの、置き場所の違いなど様々あります。
それを言葉だけで伝えようとすると思ったように伝わらず、言葉だけではなかなか理解してもらえませんでした。
そんな時にこれは何を言っているのか、写真を表示できたら良いのでは？と考えたのです。
お陰で店舗にあまり来たことがない方にも、「これのことを言ってるんだ」とすぐに理解してもらえたので、こちらの説明の手間も省くことができました。
言葉だけでは限界がありますが、画像の活用で表現の幅を広げられることを実感できました。
皆さんも言葉だけでは伝えにくいことがありましたら、今回のコメント機能を活用して画像での補足説明を試してみてください。